Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanmalıdır?

İşveren, her yeni çalışanın bazı belgeleri sunmasını ister. Gerekli belgeler firmanın çalışma alanına göre değişiklik göstermektedir. Bazı firmalar için tıbbi rapor yeterli olsa da bazıları için akciğer filmi gibi detaylı tetkikler gerekebilir. Bu belgeler işin ilk gününde teslim edilir. Bir çalışanın kişisel bilgilerini içeren bir dosyaya "özlük dosyası" denir. 4857 sayılı iş kanununa göre işverenler, bilgileri kişisel dosyalarında kimsenin erişemeyeceği güvenli bir yerde saklamakla yükümlüdür. İlgili ulusal makamlarca talep edilmesi halinde çalışanlar, çalışan bilgilerini yasalara uygun olarak ifşa etmekle yükümlüdür.
Personel özlük dosyası bulundurmak zorunlu mudur?
4857 sayılı İş Kanunu’nun 75.maddesi uyarınca özlük dosyası bulundurmak bir zorunluluktur.  İşletmeler tüm personelleri için bir özlük dosyası düzenler. Özlük dosyalarını düzenlemek işletmeler için bir zorunluluktur. İstenildiğinde yetkili kişilerce incelenebilir. Özlük dosyası bulundurmaması durumunda cezai yaptırımlar uygulanmaktadır. Özlük dosyalarını düzenlememenin cezası 2020 itibari ile 2.810.76 TL’dir.
 
Özlük dosyası evrakları nelerdir?
Personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar;

• SGK işe giriş bildirgesi
• İş sözleşmesi
• Erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi
• 2 adet vesikalık fotoğraf
• Adli sicil kaydı
• Diploma fotokopisi
• Sağlık raporu
• İkametgâh belgesi
• Nüfus kayıt örneği
• Nüfus cüzdanı fotokopisi
• Kan grubu
• İş sözleşmesi

Özlük dosyası yalnızca işe giriş sırasında değil işten çıkma durumunda da düzenlenir.

• İstifa dilekçesi
• Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar
• Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler
• İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
• SGK işten ayrılışı bildirgesi
• İhbarname ve ibraname
• Çalışma belgesi
• Fesih bildirimi

 Personel özlük dosyası bulundurmak zorunlu mudur?
4857 sayılı İş Kanunu’nun 75.maddesi uyarınca özlük dosyası bulundurmak bir zorunluluktur.  İşletmeler tüm personelleri için bir özlük dosyası düzenler. Özlük dosyalarını düzenlemek işletmeler için bir zorunluluktur. İstenildiğinde yetkili kişilerce incelenebilir. Özlük dosyası bulundurmaması durumunda cezai yaptırımlar uygulanmaktadır. Özlük dosyalarını düzenlememenin cezası 2020 itibari ile 2.810.76 TL’dir.