İşletmelerimizi Neden Dijitalleştiremiyoruz? Nerede Hata yapıyoruz?

Bu sorunun cevabını bulmaya çalışmadan dijtalleşmenin tanımını yapalım.
 
Dijitalleşme, dijital teknolojinin iş hayatına entegrasyonu ile iş modelleri, günlük verilerin ve işletme kaynaklarının (aktivite, doküman, dosya, süreç, kaynak vb.) dijital ortama aktarılması, aktarılan veri ve süreçlerin kullanıcılara düzenli olarak anlamlı ve istatistiksel sonuçlar sunması olarak adlandırabiliriz.
 
Peki neden bunu yapmalıyım? Neden kendime ek iş yükü çıkartmalıyım?
 
Aslında dijitalleşmeye engel olan en büyük ön yargılardan biri bu soruya doğru cevap bulamamamız. Aslında dijitalleşmenin size sunduğu nimetlerin başında gelen işlem kolaylığı, veriye hızlı ulaşma ve hızlı veri işleme özelliği kullanıcılar tarafından yanlış anlaşıldığı için tüm kullanıcıların işin başında her ne kadar istekli gözükseler de sürecin karmaşık gözükmesi ve ek iş yükü gibi anlaşılması sorunun temelini oluşturuyor.
 
Bu konuyu basitçe anlamak için iki örnek üzerinden ilerleyelim.
 
Örn 1: İşletme dijital özlük dosyası ve dijital ortamda yıllık izin takibi yapmak istesin.
 
İşletme ilk olarak bu ihtiyacı için yazılım arayışına girip, tanıtımlar istiyor, demolar test ediyor. İşletmeler bu sürecin tamamını da (Teklif değerlendirme ve satın alma kısmı hariç) genellikle sürecin kullanıcılarına bırakıyor. Hangi yazılım olduğuna bakmaksızın yıllık izin için, karşımıza kullanıcının elektronik ortamda izin talep etmesi, yöneticilerin onaylaması, paralel olarak kâğıt formları da  kullanmaya devam edecek işletmeleri için ayrıca sistemde çıktı alınması, bu çıktıların imza sonrası tekrar sisteme yüklenmesi gibi ek süreçler ortaya çıktığı zannediliyor. Buna yeni bir sisteme personellerin tanımlanması mevcut izin haklarının işlenmesi, işe giren ve çıkan personellerin veri güncellemesi de ekleneceğini düşünürsek kullanıcı daha sürecin başında pes ediyor. Buna daha birçok ‘’Bizim personelin çoğu mavi yaka PC’den veya mobil cihazdan izin talep edemezler’’ mazereti ekleyebiliriz.
 
Aynı konuyu dijital özlük dosyası tutulması içinde örnekleyebiliriz. ‘’ Bizde ….. tane personel var kim bu kadar evrakı tarayacak şimdi’’,  ‘’Yeni eleman alınca bir de bu sisteme mi taratacağız’’, ‘’günlük işlerimi yetiştiremezken birde bu işi yapacağız? ’’
 
Örn 2 : Çalışanların iş amaçlı yaptığı harcamaların şirketten talep süreci. (Masraf Yönetimi)
 
Birinci örnekteki gibi işletme kullanıcılara yazılım arama ve bulma görevini verdi. Kullanıcı biraz araştırma sonrasında aslında fişin üzerine imza atarak yöneticisinin sözlü veya yazılı onayı ile tahsil ettiği masrafı (Taksi, uçak bileti, otel konaklaması, temsil ağırlama vb.) artık bir uygulamaya girmesi gerektiği gerçeği ile karşı karşıya kaldı. Sonuçta aynı söylemler başladı. ‘’Sahada başımı kaşıyacak vaktim yok, dün CRM dediniz iş çıkardınız şimdi masraflarını buraya gir diyorsunuz ‘’, ‘’ Ben her zaman interneti nereden bulacağım’’,  ‘’ Bununla uğraşacağıma 10 TL’lik otopark masrafını şirketten almam daha iyi’’
 
Peki dijitalleşme bu kadar zor ve gereksiz ise neden uğraşıyoruz, geçmişte zaten birden fazla başarısız girişimimiz oldu zaman ve para kaybına neden olduğu gibi başarısız denemelerin sonucunda işletmenin genelinde yeni denemeler için motivasyon kaybı var..
 
O zaman süreci yönetmekte hata mı yapıyoruz? Konuyu başka bir bakış açısı ile değerlendirelim.  
 
İlk iş olarak işe yazılım arayışı yerine,  bu sorulara cevap vererek başlayalım;
 

• Mevcutta süreci nasıl yürütüyoruz?
• Bizim ihtiyacımız ne?
• Ne sorunumuz var?
• En çok vaktimizi ne alıyor?
• Mevcut sürecin eksikliği ve riskleri nedir?
• Önem sırasına göre yazılımdan beklentilerimiz? (Bu sıralama karar verme aşamasında çok önemli olacak, bazı beklentilerin ek iş yükü ve maliyetleri faydasından çok daha fazla olacağı için gereksiz olacak)  
• Ve dijitalleşme bize ne sağlayacak? 

 
Bu soruları daha da fazlalaştırabiliriz.
 
Yine örneklerimiz üzerinden gidelim;
 
Örn 1: İşletme dijital özlük dosyası ve dijital ortamda yıllık izin takibi yapmak istesin.
 

• Mevcutta süreci nasıl yürütüyoruz?

 
Kişi izin almak istediğinde şirkette olan matbu formu veya internetten bulduğu örnek bir izin formunu bulup dolduruyor ve yöneticisine imzalatıp ilgili muhasebe veya IK personeline teslim ediyor.
 

• Dijital dönüşüm sonrası,

 
Kişi veya yöneticisi sistem üzerinden talepte bulunuyor, tüm ilgililer talepten haberdar oluyor ve yetkili sistem üzerinden onay veya iptal ediyor. Sistem istenen her aşamada çıktı olarak ilgili kanuna uygun form üretiyor.
 

• Bizim ihtiyacımız ne?

 
Geçmişte izin talep ve onaylarının manuel olmasından kaynaklı karşımıza çıkan eksiklik ve hataların önlenmesi. (İzin kullanıldığında haberdar olmayan yöneticiler, mutabakat sorunları, hak edişlerde yapılan hatalar, veri kaybı, kişilerin veya işletmenin yasayı yanlış uygulamasından kaynaklı eksiklikler, işletmenin izin borç yükünü göremiyor olması, veri kayıpları, kullanılan izinlerin manuel takipten kaynaklı izin hak edişlerinden düşülmesinde yapılan yanlışlık veya suistimaller vb. Örnekleri çoğaltabiliriz.)
 

• Dijital dönüşüm sonrası,

 
Bu sorunların tamamı yaşanmaz, mekan ve zamandan bağımsız talep ve onay verilebilir, iş kanunu veya özel tablolardan kişi bazlı hak edişler otomatik yüklenir, yöneticiler anlık izinli personelleri ve işletmenin yıllık izin yükümlüğünü raporlaya bilir.
 

• Ne sorunumuz var?

 
Mutabakat, raporlama, karmaşa, veri kaybı, yasal yükümlülüklerin atlanması, doğru form ve defter kullanılmaması, fiziksel ortam imkansızlıkları, ek iş yükü ve zaman kaybı vb.
 

• Dijital dönüşüm sonrası,

 
Tamamını ve daha fazlasını sunar.
 

•  En çok vaktimizi ne alıyor?

 
Basit bir sürecin çok karmaşık hale gelmesi, süreci takip eden personellerin işten ayrılmaları sistemin büyük hatalar ve veri kaybına neden olması insanların süreci nasıl ilerleteceklerini bilmemesi nedeni ile zaman kaybının yanı sıra gereksiz gerginlik yaratması.
 

• Dijital dönüşüm sonrası,

 
Kullanıma başlandıktan sonra personel ihtiyacı gerektirmez zaman kaybına neden olmaz gereksiz karmaşıkların önüne geçer.
 

• Mevcut sürecin eksikliği ve riskleri nedir?

 
İş kanunu gereği yapmamız gereken ancak sorun olmadığı sürece karşımıza çıkmayan ve işletmelerin %80’nin atladığı bir süreç eksikliklerinin dava tazminat riskleri.
 

•  Dijital dönüşüm sonrası,

 
Yazılım tüm yasal sorumluluklarınız otomatik olarak kişilerden bağımsız çözer ve eksiklikleri anlık raporlar.
 

• Kullanacağımız yazılımda bizim işletmemizin ihtiyacı nedir?   

 
Yasal yükümlüğümüzü yerine getirmek, yıllık izin artık bir problem olmaktan çıksın, karmaşa yaratmasın, iş gücü kaybına neden olmasın,  belirsizliklerin önüne geçmek, zaman ve para kaybından kurtulmak, veri kayıpları yaşanmasın vb.
 
Tüm bunları çözmek için tek ihtiyacınız kullanıcı dostu web tabanlı ve size uygun maliyetli Corpinet. (Dijital dönüşüm platfromu)     
 
Benzer soru ve cevapları dijital özlük dosyası için sizlerde yapabilirsiniz. Sadece su sorunun cevabını birlikte verelim ‘’ IK olarak işlerimizi yetiştiremiyoruz bir de bu yazılım çıktı başımıza,  şimdi tüm evrakları birde Corpinet için mi tarayacağız?
 
Yanlış sorunun doğru cevabı olmaz bakış açısı ile bu konuyu değerlendirelim. Aslında doğru soru; mevcutta özlük dosyalarını fiziksel ve dijital ortamda nasıl saklıyorsunuz? (İşletmelerin personelleri için özlük dosyası tutmasının yasal sorumluluk olduğunu aklımızdan çıkarmayalım)
 
Genelde bu sorunun cevabı fiziksel dosya oluşturduktan sonra, evrakların IK veya muhasebedeki bir PC’ye taranıp yüklendiği. J Bu cevabı aldıktan sonra daha fazla söze aslında gerek yok. Sadece sunu söylemek yeterli tüm bu tarz uygulamaları sizden sadece bir sefer kişilerin evraklarını taramanızı ve sisteme yüklemenizi ister sonrasında, eksik evrak raporlaması, veri güvenliği, ihtiyaç duyulduğunda tekrar tarama ve mail atma gibi ek iş yükünden kurtulma, yöneticilerin dosyalar tam mı değil mi? Eksiğimiz var mı? Şüphelerinden kurtulma, denetimlerde hız ve güven, kurumsallık ve çok daha fazlasını sunar. Aslında bakış açımızı değiştirmek bize ne kadar fazla değer katıyor.
 
 
Örn 2 : Çalışanların iş amaçlı yaptığı harcamaların şirketten talep süreci. ( Masraf Yönetimi )
 
Bu önek içinde mevcut soru ve cevapları aslında kendiniz geliştirebilirsiniz. Ama basit bir giriş yaparak dijital dönüşümün size nasıl zaman kazandırıp tasarruf yaptıracağına birlikte bakalım. Excel veya A4’leri veri tabanı gibi kullanmak yerine Copinet gibi bir dijital platformda fişleri girmeniz sizle iş yükü çıkartmadığı gibi sonsuz istatistiksel raporlar sunup şirketiniz için arşiv oluşturur.
 
Saniyeler içinde bu soruların cevabına erişmek işinizi kolaylaştırmaz mı? Geçen ay veya geçen yıl konaklama için ne kadar masraf yaptık,  personel A’nın taksi masrafı neydi? Personel B geçen ay Temsil Ağırlama masrafı ne kadar yaptı? Bu faturayı daha önce ödememiş miydik? Geçen yıl Ankara seyahatinde kaldığımız otelin faturasına ihtiyacım var. XXXX TL tutarının üzerindeki tüm masraflar muhakkak benim onayıma gelsin? Muhasebe ayı kapatacak fişler faturalar kimin onayında bekliyor? Müdürüm yıllık izinde masraflarımı kim onaylayacak? Tek bir veri girişi sayesinde otomatik muhasebe fişi oluşturmak ve benzeri birçok soruya çözüm ve kolaylık Corpinet ile sizinle.
 
Bahsettiğim bakış açısı hatası dışında ikinci en büyük hata ihtiyacımız olmayan marka veya karmaşık yazılımlara yönelme eğilimi. İşletmemizin yapısı, personel profili, sektörü ve ihtiyaçlarımızı tam olarak tespit etmeden şirket dışı ve yetkin olmayan kişilerin tavsiyesi ile karmaşık ve pahalı yazılımlara yönelme. Temel kuralı unutmamak lazım gereksiz ve ihtiyaç fazlası veri girişi personelin süreci baltalaması ve başarısızlığa neden olacağı gibi  zaman ve para kaybına sebep olacaktır. Basit bir örnek ile konuyu anlatacak olursak, M beden olan kişi sırf marka değeri olduğu için XXL gömlek alması kendisi için sadece israf olacaktır.
 
Hizmet, ürün, iş geliştirme, eğitim, sağlık, ticaret, sanat gibi aklınıza gelebilecek birçok alanda teknoloji ve dijitalleşmenin sağladığı faydalar her geçen gün artıyor, peki böyle bir ortamda biz dijitalleşmeden vazgeçebilir miyiz? Bu bizi sonun başlangıcına götürmez mi?
Dijitalleşmeden vaz geçmeyeceğimizi gerçeği ile karşı karşıya olduğumuz bu ortamda bir adım öne geçmek için hızlıca durum tespiti  yaparak, dijitalleşme süreci için proje ekibimiz kurup, profesyonel danışmanlar eşliğinde hızlıca dijitalleşmemiz gerekiyor. Corpinet tüm bu süreçte danışmanları ve ihtiyacınız kadar dijitalleşme sloganı ile her an yanınızda.   
Corpinet ile rakiplerin de önüne geçilebilir.
Kısaca,

• ticari büyüme sağlamak,
• hızlı ve doğru karar verebilmek,
• operasyonel verimliliği artırmak,
• riskleri minimize etmek,
• kaynakları verimli kullanmak,
• çalışan aidiyeti sağlamak,
• kurumsal hafıza oluşturmak,
• hedef kitleye hitap edebilmek,
• yeni kişilere ulaşmak,
• rakiplerin önüne geçmek,
• yeni çalışma yöntemleri geliştirmek ve çok daha fazlası,

gibi daha birçok avantajı yakalamak için dijital dönüşümü gerçekleştirmek gereklidir.
Sonuç olarak dijitalleşmede başarı için mevcut durum ve ihtiyaç tespiti ile yola çıkmak olumsuz sorular yerine olumlu ve fayda odaklı cümleler kurmak, ihtiyacımız olan çözüme odaklanmak, aslında kullanıcı dostu bir yazılımın yüksek performans ile kullanımının tüm dijital dönüşüm ihtiyaçlarımızı çözebileceğini, yazılımlarda hata eksiklik aramak yerine kullanım ve süreçlerimiz gözden geçirmemiz gerektiğini unutmayalım.  M beden XXL gömleğin güzel durmayacağı ve yanlış sorulara doğru cevap bulmak için zaman harcamamız gerektiğini unutmayalım. Artık içinde bulunduğumuz çağda ajanda ve exceli veri tabanı olarak kullanamayacağımız gerçeği ile yüzleşmeliyiz.     

Hüseyin Aksel
Corpinet / Kurucu